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Orden en los espacios de trabajo

El orden en los espacios de trabajo influye directamente en la forma en la que afrontamos el día, al igual que nos sucede en casa. Si cuando te levantas está todo en orden y recogido, empiezas el día con otra actitud, igual sucede en tu puesto de trabajo.

Imagínate que llegas a tu mesa y la encuentras con papeles del día anterior que no pudiste guardar a tiempo, bolígrafos u otros utensilios esparcidos aquí o allí, la foto de tus hijos doblada, el cactus reseco, las carpetas de los clientes sin ningún orden, enciendes el ordenador y enseguida el correo te desborda… ¿Qué sientes? stress, tensión, angustia, sólo quieres irte de ese escenario de horror en el que vas a tener que estar 8 horas.

Ahora imagina la situación contraria, llegas a tu mesa, está despejada, los papeles en sus correspondientes carpetas archivados, los bolígrafos y demás material en un recipiente bonito, no hay acumulaciones de cosas que te recuerden que hay tareas atrasadas… ¿Qué sientes? calma, paz, controlas la situación, empiezas a trabajar con ánimo y ganas de avanzar, te ves con fuerzas para estar las 8 horas.

La diferencia entre una situación y otra, entre empezar el día mal o empezarlo bien, además de la actitud -eso por supuesto-, está en el orden.


Orden en el espacio de trabajo
El antes del despacho de un cliente reciente

Orden en el espacio de trabajo
La estantería acumulaba cosas y más cosas

Para poner orden en un espacio de trabajo, ya sea un mostrador, una mesa de oficina, una cabina de belleza o tu propia casa, lo primero que tenemos que hacer es tener muy claro cuales son las fases, automatismo y procesos que requiere nuestro trabajo. Conocerlo es fundamental para poder ordenar, porque necesitaremos tener muy a mano aquellas cosas que utilizamos todos los días, y no tanto las que no.

Así pues, si no lo has hecho ya, escribe en un papel cuales son las tareas que realizas a lo largo de tu horario laboral, dales un orden priorizando las que necesariamente tienes que hacer todos los días, las que puedes hacer con menos frecuencia y las que sólo haces cuando verdaderamente tienes tiempo para ello -seguro que ordenar es una de ellas-.

Después vacía todo el espacio, revisa papel a papel, categoriza, y deshazte de todo aquello que no sea imprescindible: ese calendario de hace dos años, los 5 bolígrafos que ya no escriben, tarjetas antiguas, el cactus reseco. Lo que tengas dudas, como siempre, apartado, luego volverás sobre ello. ¡Ah! y aprovecha para que queden bien limpios todos los recovecos. Valora qué cosas que tienes cera de tí se pueden llevar a otros zonas, como archivos, almacenes etc.

Entonces estudia la disposición de los muebles, si hay suficiente luz natural o si necesitas reforzarla con luz artificial. Si recibes a clientes piensa si están cómodos en el lugar que hay destinado para ellos, si la visión que tienen transmite orden y armonía, o por el contrario se detecta desorden en su campo visual. En definitiva, realiza una visión del conjunto del espacio que te permita valorar si éste se adapta a tus necesidades o se puede mejorar. Entiendo que habrá cosas que no dependan de tí, pero lo que sí está en tu mano es mantener el orden, y ya sólo con eso habrás conseguido un gran cambio.

Orden en el espacio de trabajo
El resultado después de mi intervención

Orden en el espacio de trabajo
Esto ya es otra cosa

Después vuelve a colocar las cosas que has decidido que necesitas diariamente utilizar, cambias las ubicaciones si es necesario, intentando reducir los tiempos que inviertes para alcanzarlas. Mete en los cajones cosas que tenías encima de la mesa y que no te hace falta tenerlas a mano y a la inversa. Piensa el espacio.

En este ejemplo de un antes y un después os muestro los cambios que hice en un pequeño despacho de una clínica dental, en el que además de tener material de archivo, libros de consulta, etc, se recibía a los clientes.

En mi estudio del espacio, tras escuchar cuáles eran las necesidades de mi cliente, le propuse aprovechar el hueco que había debajo de la ventana para poner un mueble bajo que le permitiese guardar muchas de las cosas que había en las estanterías. Y es que, además de tener difícil acceso, generaban desorden visual que percibían los clientes. También procedimos a sacar catálogos antiguos que ya no servían y ordenamos los libros que sí querían tener a mano para consultar. ¡El resultado fue muy satisfactorio!

Orden en el espacio de trabajo
Detalle del mueble a medida

Orden en el espacio de trabajo
Aquí tenemos espacio de almacenaje suficiente

Orden en el espacio de trabajo
La parte superior la destinamos a impresos de uso diario

Si la falta de tiempo te impide hacer este pequeño ejercicio de análisis, puedes recurrir al asesoramiento de un organizador personal que te hará un estudio del espacio y te ayudará a ordenarlo.

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