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Sistema de gestión del tiempo en 5 pasos. Objetivos para 2015 parte 11.



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tiempo
Hay que reconocer que es mucho más común en nuestra sociedad encontrarnos con  personas que tienen problemas con la gestión de su tiempo, que con personas altamente efectivas.

Lo que normalmente les suele preocupar a las primeras es que no les "da tiempo" a acabar muchas tareas. Se lamentan de no tener suficientes horas al día?la sensación más común es la de estar todo el día corriendo pero no obtener grandes resultados.

Tarde o temprano sienten la necesidad de encontrar la solución y buscan aquí y allá "la respuesta", esa especie de "secreto sagrado" que tienen algunas personas a las que les da tiempo de hacer de todo perfectamente,  e incluso a veces con muchas más cargas o responsabilidades.

Pues sí, se trata de encontar el sistema de gestión del tiempo perfecto para cada uno. La dificultad está en que es como encontrar los zapatos ideales o la dieta ideal. Se puede convertir en un proceso largo y caro, lleno de grandes expectativas y pequeños logros, que en resumen, no te satisfarán al 100%. Siempre aparecerá otro sistema nuevo y con renombre que aparecerá "brillando"ante nuestros ojos, que intentaremos implementar y probablemente nos fallará una vez más.

El sistema de gestión del tiempo perfecto tiene que ser como un traje hecho a medida. No podemos ponernos el de otra persona, solo porque "le queda como un guante". Hay que diseñarlo en función de unas premisas y características, entre las cuales está tu propio estilo organizativo. Este es uno de los motivos por los que elegí el nombre del blog: "Organizarme con estilo" porque el estilo organizativo es la clave para diseñar todos los sistemas de organización de un individuo, ya sean de espacios para tu hogar, de tu oficina, de tus papeles o de tu tiempo.

A continuación, te sintetizo en 5 pasos, el proceso que utilizo para diseñar sistemas de gestión del tiempo personalizados para mis clientes. Si quieres algo más de información de este tema, puedes descargarte mi Mini Curso para organizar tu oficina en 9 pasos, en el cual dedico un capítulo entero a la gestión del tiempo.

También en cuestión de tiempo (nunca mejor dicho) tendré preparado mi “Programa Organizarme con Estilo®” en el que enseñaré mi sistema paso a paso, para auto diseñar sistemas de organización a la medida de cualquier persona

1. Cuestiona cómo inviertes tu tiempo

Este puede ser un ejercicio esclarecedor para ti. Durante una semana o dos, anota lo que haces y durante cuánto tiempo. Has de ser honest@ contigo mism@. Puedes aprovechar y categorizar todas esas actividades en esta primera fase.

2. Establece tus prioridades

A continuación, haz una lista de prioridades ordenadas por importancia. Se trata de que tengas claro lo que es importante para tí. Este paso es esencial a la hora de "usar" tu tiempo, ya que será el criterio que aplicarás para elegir qué tareas hacer. Normalmente, las prioridades están guiadas por tus objetivos. Si estás siguiendo esta serie, tendrás definidos ya unos cuantos (recuerda que los he desglosado en 10 etapas o roles de tu vida)

3. Sincérate: ¿Tu horario está creado en función de tus prioridades o no?

Este paso, aviso, es un shock para muchas personas. Se trata de comparar el resultado del paso 1, lo que haces realmente cada día, con lo que deberías estar haciendo (paso 2, prioridades).

Una vez hayas detectado las áreas en las que tienes que emplearte más, puedes empezar a diseñar tu nuevo horario

4. Racionaliza tu horario. Añade realismo

Es imposible que puedas hacer absolutamente todo lo que hacías antes, más las nuevas tareas derivadas de tus nuevos objetivos o prioridades. Está claro que hay alguna cosa que "sobra". En este punto, conviene que des algunos pasos atrás, abras el plano de la perspectiva y consideres aplicar alguna que otra estratégia con las tareas a realizar:

Podrías:

¿Simplificar alguna de las tareas?

¿Eliminarla?

¿Delegarla a otra persona?

¿Subcontratar un servicio o externalizarlo?

¿Agrupar varias tareas al mismo tiempo que no requieran el mismo nivel de atención (p.e. planchar y escuchar un audiolibro? (diferente de multitarea)
5. Identifica con qué pierdes el tiempo.

No se trata solo de todas aquéllas actividades que hayas identificado en el primer paso como "ver la tele durante 2 horas" o "ver lo nuevo en Facebook  durante 15 minutos" . Se trata de otro tipo de actividades que hacen que inviertas gran cantidad de tiempo en acciones que no te conducen en línea recta hacia tus objetivos.

Grandes tareas

Hay muchas tareas que nos hacen sentir que realizamos mucho trabajo, pero en realidad, lo único que hacemos es perder un tiempo precioso. ¿Pasas horas archivando papeles con un complejo sistema? ¿Reuniones interminables? ¿Demasiadas horas de planificación de proyectos? ¿Revisas muchas veces la bandeja de entrada?

Comportamientos de auto-sabotaje

Si no los identificamos y nos ponemos en guardia, podemos dejarnos llevar por hábitos como el exceso de compromiso con causas ajenas, indecisión, la dilación, multitarea, entre otros. Conviene hacer un ejercicio de autocrítica e identificar si podemos tener algún tipo de comportamiento de este tipo, y diseñar un plan para reducirlo o eliminarlo. Vuelvo a remitirte a mi Mini Curso en el que hablo de la procrastinación, los tipos que existen y cómo pillarnos “infraganti” para no volver a caer en la tentación.

Por si quieres hacer un breve repaso de los objetivos que llevamos hasta ahora, aquí te dejo el link a todos ellos. Solo nos quedan 2.

Desarrollo Personal
Salud y Ejercicio
Imagen Personal
Trabajo y Carrera Profesional
Control de la tecnología
Familiares y Amigos
Hogar
Gestión del Tiempo
Diversión y Felicidad
Dinero y Finanzas

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Carol

Sobre Carol García

Carol es Professional Organizer® especializada en organizar oficinas de emprendedores y microempresas. Le encanta hacer lo que otros odian: organizar sus papeles y sus oficinas. Trabaja con autónomos y microempresas que son excelentes en sus oficios pero que se bloquean irremediablemente con la organización y necesitan un lugar donde trabajar, funcional y agradable que se adapte a su estilo organizativo. Carol trabaja con ellos y diseña nuevos sistemas de organización para su espacio, sus papeles, sus archivos o su tiempo, como un traje a medida. ¿Tienes un buen desorden? Llámala y estará encantada de arreglártelo: 605 46 57 39. Aunque los servicios presenciales son en Barcelona y alrededores, Carol también está disponible para servicios de consultas y charlas de forma virtual.

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