Trucos para mantener una oficina organizada

Entre las reuniones, las conferencias telefónicas, el papeleo y todo lo demás que viene con un trabajo de escritorio, ¿quién tiene tiempo para mantener su oficina limpia y organizada? Aunque la tarea pueda parecer desalentadora, mantener un espacio de trabajo limpio y ordenado puede ayudarte a estar más concentrado y también a mantener el estrés a raya mientras trabajas. Eche un vistazo a estos consejos y trucos prácticos que le ayudarán a mantenerse más organizado con el mínimo esfuerzo.

Designar un lugar para todo. Puede parecer bastante básico, pero es un paso crucial para organizar su oficina y mantenerla organizada: ¡elija un lugar para poner todo! Devuelva los artículos a su cajón tan pronto como termine de usarlos en lugar de dejar que el papeleo y los suministros de oficina se acumulen en su escritorio. Una buena práctica es mantener en su escritorio sólo las cosas que necesita para hacer su trabajo de manera regular. Otros suministros que no utilice con tanta frecuencia deben guardarse en otro lugar para tener acceso a ellos sólo cuando los necesite.

Archive su papeleo. Al igual que sus suministros, la documentación sólo debe guardarse en su escritorio si se necesita para proyectos específicos en los que esté trabajando ese día. Seguir esta regla le ayudará a mantener el control de su espacio y también evitará que todos esos papeles se conviertan en un serio dolor de cabeza. Cree un sistema de almacenamiento que funcione para usted y la cantidad de archivos físicos con los que está trabajando, ya sea en forma de archivadores, organizadores de escritorio o una estantería.

Reduzca el uso de papel cuando sea posible. Reducir la cantidad de papel que utiliza le ayudará a mantenerse significativamente más organizado. Considere la posibilidad de utilizar un programa como Microsoft One Note para reunir sus ideas en lugar de pegar Post-Its por todas partes. También puede empezar a escribir notas de reuniones en un equipo portátil en lugar de desperdiciar papel del cuaderno. Cuantos menos papeles tenga flotando en su espacio de trabajo, mejor.

Complete las tareas rápidas inmediatamente. Si se encuentra con pequeños elementos en su espacio de trabajo que necesitan ser limpiados o guardados, entonces ocúpese de ellos tan pronto como los note. Limpiar estas pequeñas cosas inmediatamente te ayudará a mantenerte al tanto de ellas para que nunca se conviertan en un gran motivo de preocupación.

Limpie su bandeja de entrada. Asegúrate de organizar algo más que tu escritorio! Guardar demasiados correos electrónicos viejos puede abrumar, y también puede ralentizar su ordenador. Asegúrate de: responder a los correos electrónicos urgentes de inmediato; categorizar los correos electrónicos importantes en subcarpetas con nombres apropiados; y eliminar inmediatamente los correos electrónicos que no sean necesarios.

Implemente los días de descarga. Somos partidarios de la idea de tener “días de contenedor de basura” trimestrales en los que instalamos grandes contenedores de basura en los extremos de las filas de nuestros cubículos. Esto anima a los empleados a limpiar sus espacios de escritorio y purgar cualquier papel, suministros o basura innecesaria con el fin de dar paso a artículos más importantes. Al proporcionar a sus empleados una salida fácil para deshacerse de los materiales viejos, usted aumentará en gran medida las posibilidades de crear una oficina más organizada en general.

Administre su tiempo. Organizar su tiempo es tan importante como organizar los artículos físicos de su oficina. Debido a que la organización de su espacio de trabajo no siempre puede ser una prioridad, es mejor utilizar su tiempo de inactividad de manera inteligente. ¿Le pusieron en espera durante una llamada en conferencia? Ordene su bandeja de entrada. ¿Llegó al trabajo antes de lo normal? Arregle su cajón de suministros. Llegar al trabajo temprano o quedarse hasta tarde es una gran idea. Dado que es más fácil mantenerse en la tarea cuando no hay nadie más cerca, intente reservar tiempo privado para fines organizativos cuando sabe que no le molestarán.

Establezca metas alcanzables. Antes de comenzar su resolución de año nuevo de mantener un espacio de trabajo más organizado, asegúrese de prepararse para el éxito haciendo metas alcanzables. En otras palabras, no trate de asumir demasiadas cosas a la vez. Haga un poco a la vez a un ritmo que le sea cómodo y podrá organizarse mucho más rápidamente. Tal vez un día quiera archivar todo el papeleo en su escritorio y al día siguiente podría elegir alfabetizar los libros de su estantería. Cualquiera que sea su proceso, sólo tiene que ir paso a paso.

Organice todos los días. Aunque es beneficioso tomar las cosas con calma, es igualmente importante mantenerse al día con sus esfuerzos de organización sobre una base diaria. Una forma fácil de hacerlo es realizar una rápida recogida al principio o al final de cada día. Examine su espacio de trabajo y ocúpese de los cabos sueltos. Desde guardar el suéter en el armario en lugar de en la silla hasta poner los bolígrafos y lápices en el cajón designado, todo ayuda. Una vez que se mantenga al día con estos pequeños hábitos de trabajo de manera regular, rápidamente se dará cuenta de que se convertirán en algo natural.

Crea un espacio de trabajo personalizado que te guste. La personalización de tu espacio no sólo te impulsará a ser más productivo, sino que también te inspirará a mantenerte más organizado. Cuanto más disfrute del espacio, más orgullo tendrá de mantenerlo limpio, haciendo que los esfuerzos de organización parezcan menos una tarea y más un placer.