Son muchos los que se preguntan cómo hacemos en las grandes agencias para organizarnos de forma efectiva. Especialmente cuando llevamos muchos clientes y debemos dedicar tiempo a todos ellos y conseguir los objetivos adecuados.
Es imposible citar un método único que nos ayude a resolverlo. Y hay muchos consejos que podríamos daros para que consigáis organizaros de forma eficiente. La realidad es que ser fieles a la organización que hemos planificado es clave. Si no cumplimos con las planificaciones y tareas marcadas no llegaremos a ningún lado. Lo que me lleva a este primer punto…
Constancia y fidelidad a nuestro planning
Es esencial para cualquier organización (personal, laboral, deportiva, etc.) que la ejecutemos tal como planeamos. De nada sirve decir ‘este miércoles estudiaré la documentación del Cliente X’ y cuando llegue el día posponerlo.
En este sentido puede ser muy útil marcarte ‘deadlines’ o fechas de entrega. Si no tienes que entregárselo a nadie, piensa que tu eres tu jefe y que debes hacerlo para una fecha y hora determinadas.
Desde Agenciaseo.eu hacemos uso de las Google Apps, como Calendar, para anotar las fechas límite, reuniones, eventos que debemos asistir. Lo hacemos de forma colaborativa para ser conscientes del horario y ‘deadlines’ de otros miembros del equipo.
Organizarse en función de los objetivos
Aunque muchas veces nos centramos en planificar tiempos, lo cierto es que una buena organización se hará en función de los objetivos y la prioridad del cliente. Si tenemos el martes una reunión muy importante deberemos procurar tener listo todo lo necesario el propio lunes. Mientras que otras tareas menos relevantes podrán planificarse para más adelante.
Para nosotros, como para cualquier agencia, es importante definir los objetivos a conseguir para cada cliente. Cada uno requerirá sus tiempos, por lo que dividiremos la carga de trabajo por prioridad e importancia. También es recomendable centrarse en todos los clientes y no sólo en uno. De esta forma conseguiremos avanzar en nuestros objetivos de forma homogénea y constante y no dejar para el último día un cliente, corriendo el riesgo de no ver los resultados a tiempo.
La flexibilidad, el factor de calidad
Antes habrás leído que debemos ajustarnos a las planificaciones. Y así es. No obstante tenemos que tener en cuenta que a veces necesitaremos ser flexibles. Puede que surjan problemas imprevistos o que una tarea te lleve más tiempo del que esperabas. La flexibilidad en la organización será lo que te permitirá dedicar más o menos tiempo a un cliente o tarea. Y así nos aseguraremos que la calidad de el trabajo entregado es la que debe ser.
SOBRE EL AUTOR
Ana Mocholí. Periodista y redactora de contenidos, Analista SEO, experta en Marketing digital y comunicación corporativa.
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