Decoración

Organizarme con Estilo Idea guardada 4 veces
La valoración media de 1 personas es: Excelente

Ordena tu oficina con el método de descarte invertido en 3 pasos



E-mail*

Tu nombre

document.getElementById(MMERGE9).value=document.location.href;

Ordena tu oficina con el metodo de descarte invertido en 3 pasos


Cada vez que me enfrento a cómo ordenar una oficina pienso lo mismo: es increíble ver como en esta era de las tablets, los Smartphones y tanta tecnología, todavía seguimos teniendo tantos papeles revoloteando en nuestro entorno. Puede que sea debido a que, paradójicamente, la tecnología nos permite imprimir desde casa cualquier cosa a precio muy razonable, y por tanto, nos llenamos de papeles en un plis plas. Eso sin tener en cuenta todo lo que todavía llega por correo ordinario…¿tú que opinas?

Ordena tu oficina con el método de descarte invertido en 3 pasos

En esta ocasión, os voy compartir un sencillo proceso que podeis realizar de manera casi inmediata, que reducirá drásticamente los papeles que casi han echado raíces en tu escritorio. Pondrá un poco de orden en todo el caos pero ojo, no lo convertirá en “organizado”, puesto que para ello necesitas establecer sistemas personalizados para que se adapten a tus necesidades en particular, y así se mantengan en el tiempo. Es decir, que al cabo de unos días, no vuelva a estar todo igual que antes

Por si no te lo has leído, te aconsejo que te revises ésta entrada en la cual te ayudo a descubrir cuál es tu personalidad organizativa para establecer sistemas que encajen contigo.

Este proceso es ideal si:

has intentado organizar tus documentos muchas veces y has pasado horas decidiendo qué tiras y qué no, pero a día de hoy aún no has acabado.

te resulta increíblemente dificil decidir qué hacer con cada documento, tardas más de 2 minutos en hacerte una idea de si importa o no.

solo consigues organizar una zona y nunca “haces limpio”
 Paso nº1: Identifica los Documentos de Acción

Cuando llego a la oficina de un cliente, una de las primeras cosas que le pregunto es: “¿Dónde está tu sistema de archivo?”.

Normalmente, el escritorio y cualquier superficie plana está cubierta de papeles, archivadores, carpetas, etc…los cajones suelen estar repletos también. A mi pregunta: ¿Con qué frecuencia utilizas los documentos que están en el cajón?, la respuesta es en la mayor parte de los casos la misma, que casi nunca.

El problema que reflejan la mayor parte de las oficinas desorganizadas es que los espacios más funcionales y básicos de la misma han sido invadidos por documentos que pueden ser archivados.

Generalizando, se podría decir que nos podemos encontrar siempre con dos grandes grupos de documentos, que son los más importantes, puesto que pertenecen a la categoría de Papeles de Acción:

1-Relacionados con Proyectos Activos

   2-Relacionados con Referencias Activas

Para que los identifiques, te pondré un breve ejemplo:

Supongamos que estás trabajando en un proyecto de revisión del desempeño de tu equipo. Para empezar, necesitarás tener una colección de papeles relacionados con la cumplimentación de esas evaluaciones (Proyecto Activo), pero quizás también necesitarás revisar los resultados de las evaluaciones anteriores, para poder extraer conclusiones (Referencias Activas). Por tanto, estos últimos documentos convendría tenerlos a mano también durante un período de tiempo.

Paso nº 2: Identifica los Documentos de Archivo

Esta parte ya es más facil.

Ya puedes hacer una pila con todo ese resto de documentos que no pertenecen a las dos categorías anteriores y colocarlo junto al cartel de “Archivo”. Sin embargo, por si aún no queda claro, vamos a seguir con el ejemplo de antes para definir cuáles son:

Si uno de esos empleados se va de la empresa, obviamente ya no volverás a incluirlo en el proceso de revisión del desempeño, por tanto, su expediente—resultados de todas las evaluaciones anteriores o en curso— puede ser archivado sin problema.

Con esta categoría, solo hay que tener una importante precaución:  ¡no la ubiques en los mejores espacios de tu oficina! —a los que accedes al alargar simplemente el brazo.

Aunque legalmente convenga guardar ciertos documentos durante unos años, no deberías tener en un cajón, al alcance de tu mano los papeles de una fusión de hace tres años o un pleito de hace dos. Puesto que es algo a lo que no has de acceder con frecuencia, ¡es hora de archivarlo en el lugar correspondiente!

Aquí te dejo una lista de documentos que son directamente Archivo Definitivo:

Facturas, extractos bancarios y resúmenes financieros de años anteriores
Declaraciones de impuestos del año no corriente
Proyectos completados de carácter no rutinario
Archivos de clientes de proyectos no activos
Archivos de empleados de proyectos no activos
Documentos de fundamentos del negocio
Recuerdos o documentos de interés sentimental
Cualquier cosa que requiera ser referenciada una vez o dos al año— o menos.

Paso nº 3: Deshazte del resto de Documentos

Este es un truco que funciona muy bien a la hora de facilitar el proceso de eliminación o descarte cuando crees que no tienes el criterio sufiente para tomar una decisión rápida.

Ok, estoy hablando de todos aquéllos documentos que te plantean dudas. Doy por hecho que los borradores y los garabatos lo vas a tirar directamente…—¿o no…?—

Sencillamente, son documentos no seleccionados para quedarse. La táctica es dejarlo para el final, para que resulte obvio que “se van de la casa”. Habremos, de este modo, llegado al descarte o eliminación de una manera lógica y natural y no sufriremos tanto por el hecho de poder equivocarnos.

Una vez que hemos categorizado correctamente, siguiendo los criterios de acción o archivo, entonces ya tendremos muy claro de qué documentos deshacernos, casi sin sensación de agobio por habernos desecho posiblemente de algo importante. La diferencia está en que no nos hemos sometido de entrada a decidir si “quedarnos o tirar un papel” en el primer segundo en el que lo tocamos. Será un proceso deductivo en el que por eliminación, quedará lo eliminable, porque no lo hemos elegido ni como accionable, ni como archivable.

Entre todos estos documentos habrá muchos que podrían irse a la basura de reciclaje o ser destruidos —si contienen información confidencial—. Te recomiendo que siempre revises tu Póliza de Seguros antes de eliminar cualquier documento y consultes con un abogado, gestor o similar antes de deshacerte nada.

Y ya sabes, una de esas tardes en las que te baja el nivel de energía y no das pie con bola, o te entra un sueño que no puedes más, ¡levántate y sublévate contra todos esos papeles que están invadiendo tu espacio de trabajo activo! Archiva y destruye. Créeme es una fantástica actividad que no requiere una gran concentración, y que te aporta beneficios inmediatos y resultados visibles.

Yo tengo una destructora de papel en mi casa que me permite mantener a cero esta categoría, destruye incluso CD’S, es el modelo básico de Amazon y bastante económica. Te la recomiendo.

AmazonBasics – Destructora de papel y tarjetas de crédito con recipiente separable (corte cruzado, capacidad de hasta 6 hojas)

Sobre todo, has de asegurarte de despejar absolutamente todo de tu espacio de trabajo o escritorio y comprometerte para que cada cosa esté en su sitio, archivado o destruido y que no pasa a ser otra vez una pila de desorden en una esquina. ¡Remata la faena!

Ahora lo más seguro que te estés preguntando:

¿pero entonces dónde y cómo coloco los documentos con los que tengo que trabajar?

¿Dónde y cómo archivo los documentos con los que no he de trabajar frecuentemente?.

Pues bien, esto al igual que la ropa en los armarios, no se trata de que los coloques absolutamente todos archivados en vertical o todos en horizontal. Depende, de muchos factores, entre los cuales por supuesto está el espacio del que dispones, pero lo más importante es que descubras cuál es tu Estilo Organizativo. No copies o clones el sistema de otro sólo porque a esa persona le vaya bien o se vea “chulo”. Has de descubrir el tuyo. Te remito una vez más a revisar la entrada en la que doy muchos ejemplos para que descubras qué tipología eres entre estas 4:

Clara la funcional personalidades organizativas organizarme con estilo
Clara la Funcional

Antonio el máquina personalidades organizativas organizarme con estilo
Antonio el máquina

Ana la ocupada personalidades organizativas organizarme con estilo
Ana la ocupada

Juan el creativo personalidades organizativas organizarme con estilo
Juan el creativo

En cuanto a los tipos de archivadores, formas de archivar etc..te remito a mi e-book en el cual tienes infinidad de ideas para organizar cualquier tipo de proyecto que te lleves entre manos —¡puedes leer gratis hasta la página 100 en Amazon!— :

Organizate trabajando desde casa. Organizarme con Estilo


Ahora que ya le hemos puesto nombre a todos esos papelotes, quiero que me cuentes tú ¿qué tipo de papel tienes en tu espacio de trabajo que creas que puedes archivar? Explícamelo en los comentarios o por las redes sociales, como te vaya mejor.

Disfruta, comenta y comparte

Carol

Sobre Carol García

Carol es Professional Organizer especializada en organizar oficinas de emprendedores y microempresas. Le encanta hacer lo que otros odian: organizar sus papeles y sus oficinas. Trabaja con autónomos y microempresas que son excelentes en sus oficios pero que se bloquean irremediablemente con la organización y necesitan un lugar donde trabajar, funcional y agradable que se adapte a su estilo organizativo. Carol trabaja con ellos y diseña nuevos sistemas de organización para su espacio, sus papeles, sus archivos o su tiempo, como un traje a medida. ¿Tienes un buen desorden? Llámala y estará encantada de arreglártelo: 633 33 01 71. Aunque los servicios presenciales son en Barcelona y alrededores, Carol también está disponible para servicios de consultas y charlas de forma virtual.

Mail | Web | Twitter | Facebook | LinkedIn | Google+ | More Posts (27)

Fuente: este post proviene de Organizarme con Estilo, donde puedes consultar el contenido original.
¿Vulnera este post tus derechos? Pincha aquí.
¿Qué te ha parecido esta idea?

Esta idea proviene de:

Y estas son sus últimas ideas publicadas:

Saca lo mejor de ti

Lo mejor de ti Hoy empezamos con la segunda parte del mini curso dedicada a saber cómo mantenernos motivados en el día a día. Al final de las siguientes tres series habremos creado una mentalidad y un ...

Recomendamos

Relacionado

general destacados organizacion en la oficina ...

Cómo mantener el orden en la oficina

Hacer las tareas sobre un escritorio desordenado le quita comodidad, y por ende, productividad a tu trabajo. El orden y la energía Mantener la oficina en orden no es sólo conveniente, sino que es, además, una manera de ser más productivos. Los ambientes ordenados nos motivan a realizar las labores, alivian nuestras presiones, y minimizan la sensación de incomodidad general. También, el orden propi ...

orden del hogar cocinas ordenadas trucos para mantener el orden ...

Ordena la alacena en 10 pasos

La alacena es el lugar de nuestra cocina en donde guardamos víveres que no necesitan refrigerarse como especias, condimentos, pasta cruda, cereales, entre otros. Tenemos tantas actividades en el día que la verdad es que le invertimos muy poco tiempo a mantenerla ordenada. Lo cual es sumamente importante por varias razones, la primera es que al almacenar alimentos como cereales, pan y galletas pu ...

general complementos para decorar consejos de decoración ...

La Oficina En Casa ¿Cómo Decorarla?

El mundo cada vez está más interconectado, y es por ello que muchas empresas para bajar costos, disponen que varios de sus empleados trabajen desde su casa. Si eres uno de esos afortunados que desarrollan tareas desde la comodidad de su hogar, es preciso que dispongas de un sitio que te sea cómodo. En este posteo te contaremos como decorar tu oficina en casa. Contrariamente a los que muchas person ...

general complementos para decorar consejos de decoración ...

La Oficina En Casa ¿Cómo Decorarla?

El mundo cada vez está más interconectado, y es por ello que muchas empresas para bajar costos, disponen que varios de sus empleados trabajen desde su casa. Si eres uno de esos afortunados que desarrollan tareas desde la comodidad de su hogar, es preciso que dispongas de un sitio que te sea cómodo. En este posteo te contaremos como decorar tu oficina en casa. Contrariamente a los que muchas person ...

general antes y despuÉs oficina

BIENVENIDOS A MI OFICINA

Después de hacer una buena limpieza, un poquito de pintura en las paredes, lijado de muebles, tapizado y cuatro cosas nuevas que he comprado, parece que ya está terminada y lista mi oficina. Tomen asiento en mi ?renovado? sillón y cuéntenme que les parece? Yo la verdad es que estoy aquí ?la mar de a gusto?, rodeada de mis tesoros, con todo ordenado y en su sitio, no puedo pedir más!!. Ahora el t ...

general organizar tu oficina recomendaciones de productos ...

Ideal para tu oficina en casa: un secreter

Hoy os voy a hacer una recomendación de un producto, que es ideal para crear oficinas en casa, y en particular si no cuentas con una habitación a parte para crearte un despacho o lugar donde gestionar el papeleo de tu hogar. Se trata de un mueble conocido como “secreter”. Es ideal también porque tiene una gran cantidad de espacio para almacenamiento en la parte inferior, y sobretodo po ...

general arquitectura arquitectos italianos ...

Reforma: Una oficina en un edificio histórico

Cambiando de registro, nos encontramos con la obra de una moderna oficina en un edificio histórico, en Turín, Italia, obra del estudio de arquitectos UDA. Un excelente trabajo, en un edificio histórico, con lo que conlleva la conservación en Italia. Lleno de elementos que no se podían tocar. Se contemplan una serie de espacios representativos tales como la recepción, archivo, sala de espera, coci ...

general decoración diseño de interiores ...

Modelos creativos para tener tu oficina en casa

¡Consigue ideas para montar tu oficina o estudio en un remolque, garaje, buhardilla, cocina, esquina, o incluso en un armario! Oficina en el armario Sara Menuck no tenía espacio para una oficina en su pequeña casa de San Francisco, así que  convirtió su armario en un lugar de trabajo muy chic con sólo $1,000. Oficina móvil El arquitecto paisajista Andreas Stavropoulos transformó su remoque de su ...

Quedamos en la Oficina

Nuestra cita mensual vuelve y tengo que reconocer que la había echado de menos. Volvemos y con un tema muy de temporada que espero te sea útil para tu propia vuelta al cole: Quedamos En la Oficina. Si lees Anna&Co, sabrás que me he mudado a principios del mes. Hemos ido arreglando poco a poco nuestra casita de alquiler y ayer por fin montamos el estudio, no tengo todavía fotos para poner en el bl ...

inspiration

Inspiración: oficina en casa

Inspiración: oficina en casa pequeña, debería llamarse el post, porque de eso se trata, de encajar un espacio de trabajo donde no hay espacio para casi nada. El precio a pagar por vivir en el centro de una ciudad grande puede ser pagar un alquiler desorbitado, vivir en un bajo interior sin renovar desde la posguerra o alquilar un piso pequeño. En nuestro caso nos hemos conformado hemos elegido la ...