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Cada vez que me enfrento a cómo ordenar una oficina pienso lo mismo: es increíble ver como en esta era de las tablets, los Smartphones y tanta tecnología, todavía seguimos teniendo tantos papeles revoloteando en nuestro entorno. Puede que sea debido a que, paradójicamente, la tecnología nos permite imprimir desde casa cualquier cosa a precio muy razonable, y por tanto, nos llenamos de papeles en un plis plas. Eso sin tener en cuenta todo lo que todavía llega por correo ordinario…¿tú que opinas?
Ordena tu oficina con el método de descarte invertido en 3 pasos
En esta ocasión, os voy compartir un sencillo proceso que podeis realizar de manera casi inmediata, que reducirá drásticamente los papeles que casi han echado raíces en tu escritorio. Pondrá un poco de orden en todo el caos pero ojo, no lo convertirá en “organizado”, puesto que para ello necesitas establecer sistemas personalizados para que se adapten a tus necesidades en particular, y así se mantengan en el tiempo. Es decir, que al cabo de unos días, no vuelva a estar todo igual que antes
Por si no te lo has leído, te aconsejo que te revises ésta entrada en la cual te ayudo a descubrir cuál es tu personalidad organizativa para establecer sistemas que encajen contigo.
Este proceso es ideal si:
has intentado organizar tus documentos muchas veces y has pasado horas decidiendo qué tiras y qué no, pero a día de hoy aún no has acabado.
te resulta increíblemente dificil decidir qué hacer con cada documento, tardas más de 2 minutos en hacerte una idea de si importa o no.
solo consigues organizar una zona y nunca “haces limpio”
Paso nº1: Identifica los Documentos de Acción
Cuando llego a la oficina de un cliente, una de las primeras cosas que le pregunto es: “¿Dónde está tu sistema de archivo?”.
Normalmente, el escritorio y cualquier superficie plana está cubierta de papeles, archivadores, carpetas, etc…los cajones suelen estar repletos también. A mi pregunta: ¿Con qué frecuencia utilizas los documentos que están en el cajón?, la respuesta es en la mayor parte de los casos la misma, que casi nunca.
El problema que reflejan la mayor parte de las oficinas desorganizadas es que los espacios más funcionales y básicos de la misma han sido invadidos por documentos que pueden ser archivados.
Generalizando, se podría decir que nos podemos encontrar siempre con dos grandes grupos de documentos, que son los más importantes, puesto que pertenecen a la categoría de Papeles de Acción:
1-Relacionados con Proyectos Activos
2-Relacionados con Referencias Activas
Para que los identifiques, te pondré un breve ejemplo:
Supongamos que estás trabajando en un proyecto de revisión del desempeño de tu equipo. Para empezar, necesitarás tener una colección de papeles relacionados con la cumplimentación de esas evaluaciones (Proyecto Activo), pero quizás también necesitarás revisar los resultados de las evaluaciones anteriores, para poder extraer conclusiones (Referencias Activas). Por tanto, estos últimos documentos convendría tenerlos a mano también durante un período de tiempo.
Paso nº 2: Identifica los Documentos de Archivo
Esta parte ya es más facil.
Ya puedes hacer una pila con todo ese resto de documentos que no pertenecen a las dos categorías anteriores y colocarlo junto al cartel de “Archivo”. Sin embargo, por si aún no queda claro, vamos a seguir con el ejemplo de antes para definir cuáles son:
Si uno de esos empleados se va de la empresa, obviamente ya no volverás a incluirlo en el proceso de revisión del desempeño, por tanto, su expediente—resultados de todas las evaluaciones anteriores o en curso— puede ser archivado sin problema.
Con esta categoría, solo hay que tener una importante precaución: ¡no la ubiques en los mejores espacios de tu oficina! —a los que accedes al alargar simplemente el brazo.
Aunque legalmente convenga guardar ciertos documentos durante unos años, no deberías tener en un cajón, al alcance de tu mano los papeles de una fusión de hace tres años o un pleito de hace dos. Puesto que es algo a lo que no has de acceder con frecuencia, ¡es hora de archivarlo en el lugar correspondiente!
Aquí te dejo una lista de documentos que son directamente Archivo Definitivo:
Facturas, extractos bancarios y resúmenes financieros de años anteriores
Declaraciones de impuestos del año no corriente
Proyectos completados de carácter no rutinario
Archivos de clientes de proyectos no activos
Archivos de empleados de proyectos no activos
Documentos de fundamentos del negocio
Recuerdos o documentos de interés sentimental
Cualquier cosa que requiera ser referenciada una vez o dos al año— o menos.
Paso nº 3: Deshazte del resto de Documentos
Este es un truco que funciona muy bien a la hora de facilitar el proceso de eliminación o descarte cuando crees que no tienes el criterio sufiente para tomar una decisión rápida.
Ok, estoy hablando de todos aquéllos documentos que te plantean dudas. Doy por hecho que los borradores y los garabatos lo vas a tirar directamente…—¿o no…?—
Sencillamente, son documentos no seleccionados para quedarse. La táctica es dejarlo para el final, para que resulte obvio que “se van de la casa”. Habremos, de este modo, llegado al descarte o eliminación de una manera lógica y natural y no sufriremos tanto por el hecho de poder equivocarnos.
Una vez que hemos categorizado correctamente, siguiendo los criterios de acción o archivo, entonces ya tendremos muy claro de qué documentos deshacernos, casi sin sensación de agobio por habernos desecho posiblemente de algo importante. La diferencia está en que no nos hemos sometido de entrada a decidir si “quedarnos o tirar un papel” en el primer segundo en el que lo tocamos. Será un proceso deductivo en el que por eliminación, quedará lo eliminable, porque no lo hemos elegido ni como accionable, ni como archivable.
Entre todos estos documentos habrá muchos que podrían irse a la basura de reciclaje o ser destruidos —si contienen información confidencial—. Te recomiendo que siempre revises tu Póliza de Seguros antes de eliminar cualquier documento y consultes con un abogado, gestor o similar antes de deshacerte nada.
Y ya sabes, una de esas tardes en las que te baja el nivel de energía y no das pie con bola, o te entra un sueño que no puedes más, ¡levántate y sublévate contra todos esos papeles que están invadiendo tu espacio de trabajo activo! Archiva y destruye. Créeme es una fantástica actividad que no requiere una gran concentración, y que te aporta beneficios inmediatos y resultados visibles.
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Sobre todo, has de asegurarte de despejar absolutamente todo de tu espacio de trabajo o escritorio y comprometerte para que cada cosa esté en su sitio, archivado o destruido y que no pasa a ser otra vez una pila de desorden en una esquina. ¡Remata la faena!
Ahora lo más seguro que te estés preguntando:
¿pero entonces dónde y cómo coloco los documentos con los que tengo que trabajar?
¿Dónde y cómo archivo los documentos con los que no he de trabajar frecuentemente?.
Pues bien, esto al igual que la ropa en los armarios, no se trata de que los coloques absolutamente todos archivados en vertical o todos en horizontal. Depende, de muchos factores, entre los cuales por supuesto está el espacio del que dispones, pero lo más importante es que descubras cuál es tu Estilo Organizativo. No copies o clones el sistema de otro sólo porque a esa persona le vaya bien o se vea “chulo”. Has de descubrir el tuyo. Te remito una vez más a revisar la entrada en la que doy muchos ejemplos para que descubras qué tipología eres entre estas 4:
En cuanto a los tipos de archivadores, formas de archivar etc..te remito a mi e-book en el cual tienes infinidad de ideas para organizar cualquier tipo de proyecto que te lleves entre manos —¡puedes leer gratis hasta la página 100 en Amazon!— :
Ahora que ya le hemos puesto nombre a todos esos papelotes, quiero que me cuentes tú ¿qué tipo de papel tienes en tu espacio de trabajo que creas que puedes archivar? Explícamelo en los comentarios o por las redes sociales, como te vaya mejor.
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Carol
Sobre Carol García
Carol es Professional Organizer especializada en organizar oficinas de emprendedores y microempresas. Le encanta hacer lo que otros odian: organizar sus papeles y sus oficinas. Trabaja con autónomos y microempresas que son excelentes en sus oficios pero que se bloquean irremediablemente con la organización y necesitan un lugar donde trabajar, funcional y agradable que se adapte a su estilo organizativo. Carol trabaja con ellos y diseña nuevos sistemas de organización para su espacio, sus papeles, sus archivos o su tiempo, como un traje a medida. ¿Tienes un buen desorden? Llámala y estará encantada de arreglártelo: 633 33 01 71. Aunque los servicios presenciales son en Barcelona y alrededores, Carol también está disponible para servicios de consultas y charlas de forma virtual.
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Fuente: este post proviene de Organizarme con Estilo, donde puedes consultar el contenido original.
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